Quase dois anos usando IA para documentar reuniões de obra: o que 400 transcrições me ensinaram

A questão que mais me ocupa não é se vale a pena automatizar atas de reunião. Isso já está resolvido — tenho 280 horas de conversas transcritas e um ROI que ultrapassa R$ 110 mil em tempo recuperado. A questão é outra: como esse processo mudou a forma que trabalho e o que ainda estou aprendendo sobre os limites da automação.

Os números que sustentam a prática

Em 23 meses de uso sistemático, acumulei cerca de 400 reuniões processadas por ferramentas de transcrição com inteligência artificial. A média ficou em quatro reuniões por semana, com duração típica de 43 minutos. O tempo de elaboração de cada ata caiu de mais de uma hora para menos de cinco minutos de revisão.

Traduzindo em valor: se considerarmos R$ 300 por hora técnica — referência para profissionais seniores em coordenação de projetos — as 367 horas economizadas representam pouco mais de R$ 110 mil. O custo mensal das ferramentas não passa de R$ 100.

O retorno se paga na primeira semana.

Trezentas conexões em dois anos

O que me surpreendeu foi a escala da rede que se formou. Aproximadamente 300 pessoas diferentes participaram das reuniões transcritas — engenheiros, arquitetos, consultores, clientes.

A maior parte das sessões envolve entre dois e quatro participantes: alinhamentos rápidos de coordenação multidisciplinar. Quarta e quinta concentram quase metade das reuniões. O pico de atividade fica no período da tarde.

A mudança de papel que não esperava

Antes de automatizar, eu saía de cada reunião carregando um fardo silencioso. Não era apenas o tempo que a ata consumiria. Era a responsabilidade de traduzir horas de conversa técnica em algo preciso por escrito — sem perder a decisão do minuto 47 ou a nuance que pode virar litígio.

Era guardião da memória do projeto. E guardiões não descansam.

Agora a ferramenta captura. E meu papel mudou: recebi uma promoção para editor e curador. O sistema me entrega um rascunho; eu aplico julgamento.

Isso é ganho? Na maior parte das vezes, sim. Mas às vezes me pergunto se perco algo — aquela atenção forçada que a escrita manual exigia.

Ainda avalio.

A evolução das ferramentas em dois anos

A velocidade dessa transformação me surpreende. No início de 2024, os recursos eram básicos: remoção de vícios de linguagem, identificação de participantes. Útil, porém limitado.

Hoje, quase dois anos depois, o fluxo se tornou contínuo:

• Parametrização de atas conforme requisitos de cada cliente
• Recuperação de informações em tempo real durante a própria reunião
• Disparo automático de documentos após validação
• Integração com Google Meet, Teams, Zoom e gravações de áudio

As barreiras técnicas desapareceram uma a uma.

Por que revisar não é opcional

A automação entrega velocidade. Não entrega precisão absoluta.

Um nome técnico que a IA ouviu errado. Uma sigla que virou palavra sem sentido. Uma decisão cuja sutileza se perdeu na transcrição. Se eu simplesmente confiasse no resultado sem verificar, estaria assinando embaixo de erros.

Em projetos de construção, documentação tem peso contratual. Um registro impreciso pode virar prova em arbitragem.

Reviso. Sempre.

Economizo tempo, mas não economizo atenção. A verificação é o preço da automação responsável — e esse preço é inegociável.

O acervo que se formou sem eu perceber

Em determinado momento, percebi que tinha construído algo maior do que imaginava.

Quatrocentas reuniões não são apenas quatrocentas atas. São decisões, justificativas, históricos de problemas resolvidos e pendentes. Memórias de projeto que antes viviam fragmentadas em caixas de e-mail e na cabeça das pessoas.

Transformei esse conjunto em uma base de conhecimento pesquisável. Quando preciso resgatar por que escolhemos determinada solução há oito meses, a resposta aparece em segundos.

É como ter erguido uma biblioteca sem notar que estava construindo prateleiras.

Não por acaso, isso converge com a NBR 19650 — a norma de gestão da informação na construção civil. Rastreabilidade, organização e recuperação ao longo do ciclo de vida do projeto. O que começou como experimento pessoal acabou se alinhando a princípios que a indústria inteira tenta implementar.

O que os dados do setor confirmam

Pesquisas recentes mostram que não estou sozinho:

• 78% dos profissionais de construção já usam ou testam IA
• A adoção em gestão de projetos saltou de 15% para 75% em apenas dois anos

Mas números escondem nuances. Usar IA é diferente de usar IA bem. Implementar uma ferramenta é diferente de integrá-la em um sistema que funciona.

Na minha experiência, o momento de virada veio em meados de 2024. Passei de uso esporádico para uso sistemático — e não voltei mais. A ferramenta deixou de ser experimento e virou infraestrutura.

Como começar na coordenação de projetos

Depois de quase dois anos, tenho algumas convicções:

1. Comece pelo óbvio. Atas de reunião são repetitivas, previsíveis e consomem tempo. Candidatas naturais para automação.
2. Não confie cegamente. A IA erra — especialmente com terminologia técnica e siglas específicas. Revisão é obrigatória.
3. Pense em acumulação. Uma ata automatizada economiza tempo. Quatrocentas atas formando uma base de conhecimento criam algo qualitativamente diferente.
4. Seja transparente. Avise que a reunião está sendo gravada. É ética. Em muitos contextos, é lei.
5. O investimento é irrelevante. Ferramentas robustas custam menos de R$ 100 por mês. A barreira real é decidir começar.

Perguntas frequentes

A IA substitui o coordenador de projetos?
Não. Ela muda a natureza do trabalho — de tarefas mecânicas para tarefas de julgamento. O profissional continua essencial, com papel diferente.

Quanto custa implementar?
Ferramentas como Fireflies, Otter.ai, Notta e TacTiq custam menos de R$ 100 por mês. O investimento se paga na primeira semana.

Preciso avisar os participantes?
Sim. Sempre. É questão ética e, em muitos contextos, exigência legal.

Quais plataformas funcionam?
Google Meet, Microsoft Teams, Zoom. Também é possível transcrever gravações de reuniões presenciais.

Como isso se relaciona com a NBR 19650?
A norma enfatiza rastreabilidade e recuperação de dados ao longo do ciclo de vida do projeto. Um sistema de transcrição bem implementado contribui diretamente para esses requisitos.

Pontos-chave

• Tempo economizado: de 60+ minutos para menos de 5 minutos por ata
• Volume processado: 400 reuniões em 23 meses
• Horas documentadas: 280 horas de conversas técnicas
• ROI estimado: R$ 110.100 em tempo recuperado
• Rede envolvida: aproximadamente 300 pessoas
• Custo mensal: ferramentas robustas por menos de R$ 100
• Adoção no setor: 78% já usam ou testam; salto de 15% para 75% em dois anos
• Norma de referência: NBR 19650 (Gestão da Informação na Construção Civil)

Para encerrar — ou continuar

A pergunta não é se coordenadores de projetos vão usar IA para documentação. Isso já está acontecendo.

A pergunta é como vamos usar. Se vamos deixar a tecnologia nos conduzir no piloto automático — ou se vamos prestar atenção no que está mudando, inclusive em nós mesmos.

Quatrocentas reuniões depois, continuo prestando atenção.

Sérgio Salles é arquiteto, mestre em construção civil, gestor de projetos e professor na PUC Minas. Atua no desenvolvimento, coordenação e pesquisa aplicada em construção industrializada, integrando engenharia, método e tecnologias emergentes na construção civil. Saiba mais sobre sua trajetória em projetos e obras.

Artigo atualizado em dezembro de 2025. Dados baseados em relatório de uso pessoal do período janeiro/2024 a dezembro/2025.

Referências:

[1] BuildOps & Kickstand. "The Pivot Point: AI and the Future of Commercial Contracting". Nov/2025.

[2] Association for Project Management (APM) & Censuswide. Pesquisa sobre adoção de IA em gestão de projetos. Set/2025.